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Données personnelles

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ADRT DE LA SOMME
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IP / IT & Data protection
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Politique RGPD
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Politique de protection des données à caractère personnel des clients, prospects et partenaires.

 

 
SOMMAIRE

1. DISPOSITIONS GENERALES

1.1. Contexte et définitions
1.2. Objet et portée

2. LES DONNEES DES CLIENTS

2.1. Types de Données collectées
2.2. Origine des données
2.3. Finalités
2.4. Durées de conservation
2.5. Base légale

3. LES DONNEES DES PARTENAIRES

3.1. Types de Données collectées
3.2. Origine des données
3.3. Finalités
3.4. Durées de conservation
3.5. Base légale

4. LES DONNEES DES PROSPECTS

4.1. types de Données collectées
4.2. Origine des données
4.3. Finalités
4.4. Durées de conservation
4.5. Base légale

5. DESTINATAIRES DES DONNEES

6. GESTION DES DROITS DES PERSONNES

6.1. Droit d’accès (droit de copie)
6.2. Mise à jour – actualisation et rectification
6.3. Droit à l’effacement
6.4. Droit à la Limitation
6.5. Droit à la Portabilité
6.6. Décision individuelle automatisée
6.7. Droit post mortem

7. DISPOSITIONS COMPLEMENTAIRES

7.1. Caractère facultatif ou obligatoire des RÉPONSES
7.2. Droit d’usage
7.3. Sous-traitance
7.4. Registre des TRAITEMENTS

8. SÉCURITÉ

8.1. Mesures de sécurité
8.2. VIOLATION DE DONNÉES

9. CONTACTS

9.1. Délégué à la protection des données
9.2. droit d’introduire une RÉCLAMATION auprès de la cnil

10. ÉVOLUTION

11. POUR PLUS D'INFORMATIONS

 

1. DISPOSITIONS GENERALES 

 
1.1. CONTEXTE ET DEFINITIONS
 
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. 
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
La présente politique est mise en œuvre par l’ADRT de la Somme (ci-après appelée « Somme Tourisme »), qui a pour principales activités le développement de l’offre touristique, la promotion des destinations touristiques et la commercialisation de l’offre touristique du Département de la Somme.
Dans le cadre de son activité, Somme Tourisme met en œuvre des traitements de données à caractère personnel relatifs aux données de ses clients, partenaires et prospects.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que : 
- les clients sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales engagées au titre d’un contrat de quelque nature que ce soit auprès de Somme Tourisme, étant précisé que celle-ci a vocation à œuvrer auprès de clients professionnels du tourisme, de départements ou du grand public ;
 
- les partenaires sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales intervenant dans le secteur du tourisme et entretenant à ce titre des relations avec Somme Tourisme, telles que notamment professionnels du tourisme du département, porteurs de projet et investisseurs internes et externes, distributeurs de séjour, collectivités territoriales et leurs groupements ou encore partenaires institutionnels ; 
 
- les prospects sont entendus comme tout client potentiel ou tout contact destinataire de messages promotionnels de Somme Tourisme dont les données ont été collectées directement via des formulaires de contact, des évènements ou indirectement via tout partenaire de Somme Tourisme. 
1.2. OBJET ET PORTEE
 
La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients, partenaires et prospects de Somme Tourisme. 
À ce titre, la présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de Somme Tourisme et ainsi de formaliser les droits et les obligations dont disposent les clients, partenaires et prospects s’agissant du traitement de leurs données.
La présente politique ne porte que sur les traitements dont Somme Tourisme est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ». 
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par Somme Tourisme ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui. 
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre Somme Tourisme et ses clients, partenaires et prospects. 
Aucun traitement n’est mis en œuvre par Somme Tourisme concernant des données de clients, partenaires et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD. 
Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients, partenaires et prospects par le biais d’une modification de la présente politique. 

2. LES DONNEES DES CLIENTS

 
2.1. TYPES DE DONNEES COLLECTEES
 
Données non techniques
(selon les cas d’usage) Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client) 
Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) 
Vie professionnelle / vie personnelle lorsque c’est nécessaire
Données techniques
(selon les cas d’usage) Données d’identification (adresse IP) 
Données de connexion (logs, token notamment) 
Données d’acceptation (clic) 
Données de localisation.
 
2.2. ORIGINE DES DONNEES
Somme Tourisme collecte les données de ses clients à partir de : 
- données fournies par le client (formulaire papier, bon de commande, contrat, carte de visite) ; 
- fiches ou formulaires électroniques remplis par le client ; 
- données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ; 
- inscription à des évènements organisés par Somme Tourisme (ex : salon, workshops, …) ; 
- location ou acquisition de bases de données de façon exceptionnelle ; 
- communication de contacts par l’intermédiaire d’entreprises spécialisées ou de partenaires de Somme Tourisme. 
 
2.3. FINALITES
Selon les cas, Somme Tourisme traite les données de ses clients pour les finalités suivantes : 
- gestion de la relation client (GRC) ; 
- vente de séjours touristiques en direct ou par l’intermédiaire de partenaires distributeurs; 
- gestion des événements organisés par Somme Tourisme (salons, workshops, …) ; 
- envoi de newsletters ou fils d’informations ; 
- gestion des comptes clients ;
- réponses aux questions susceptibles d’être posées par téléphone ou en ligne ;
- amélioration des services de Somme Tourisme; 
- réponse aux obligations administratives de Somme Tourisme ; 
- community management ;
- réalisation de statistiques. 
2.4. DUREES DE CONSERVATION
La durée de conservation des données de ses clients est définie par Somme Tourisme au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
Traitement Durée de conservation
Données relatives aux clients Pendant la durée des relations contractuelles avec Somme Tourisme, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
Données techniques 1 an à compter de leur collecte
Cookies 13 mois
 
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Somme Tourisme n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
 
2.5. BASE LEGALE
Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes : 
Clients Exécution précontractuelle ou contractuelle

3. LES DONNEES DES PARTENAIRES

 
3.1. TYPES DE DONNEES COLLECTEES
Données non techniques
(selon les cas d’usage) Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client) 
Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
Vie personnelle / professionnelle lorsque c’est nécessaire 
Données techniques
(selon les cas d’usage) Données d’identification (adresse IP) 
Données de connexion (logs) 
Données d’acceptation (clic) 
Données de localisation 
 
 
 
 
3.2. ORIGINE DES DONNEES
Somme Tourisme collecte les données de ses partenaires à partir : 
- des informations récoltées via directement via les partenaires ; 
- des fiches ou formulaires électroniques remplis par les partenaires ;  
- des inscriptions ou abonnements à nos services en ligne (newsletter, réseaux sociaux, …) ; 
 
3.3. FINALITES
Selon les cas, Somme Tourisme traite les données de ses partenaires pour les finalités suivantes : 
- gestion de la relation partenaires ;
- labellisation de sites et d’équipements pour les filières confiées par le Département de la Somme ;
- opérations d’ingénierie touristiques (diagnostics et études de faisabilité, appui au montage de projets et dossiers de demande de subvention) ;
- opérations de mise en réseau et de concertation des différents partenaires ; 
- opérations d’aide à la mise en marché des prestataires partenaires ; 
- gestion des événements organisés par Somme Tourisme (salons, workshops, etc.) ; 
- réponses aux questions susceptibles d’être posées par téléphone ou en ligne ;
- opérations de formation des prestataires partenaires ; 
- opérations de recherche des partenaires distributeurs ; 
- réalisation de statistiques. 
 
3.4. DUREES DE CONSERVATION
La durée de conservation des données des partenaires est définie par Somme Tourisme au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
Traitement Durée de conservation
Données relatives aux partenaires Pendant la durée des relations contractuelles avec Somme Tourisme, augmentée de 3 ans à des fins de suivi de la relation, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
Cookies 13 mois
Données techniques 1 an à compter de leur collecte
 
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux partenaires que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Somme Tourisme n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
 
 
3.5. BASE LEGALE
Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes : 
Partenaires Exécution précontractuelle ou contractuelle
 

4. LES DONNEES DES PROSPECTS

 
4.1. TYPES DE DONNEES COLLECTEES
Données non techniques
(selon les cas d’usage) Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro client) 
Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de newsletter et la livraison des journaux
Vie professionnelle (fonction) lorsque c’est nécessaire 
Données techniques
(selon les cas d’usage) Données d’identification (adresse IP) 
Données de connexion (logs) 
Données d’acceptation (clic) 
Données de localisation 
 
4.2. ORIGINE DES DONNEES
Somme Tourisme collecte les données de ses prospects à partir de : 
- données fournies par le prospect (formulaire papier, carte de visite, ...) ; 
- fiches ou formulaires électroniques remplis par le prospect ; 
- données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ; 
- inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ; 
- inscription à des évènements organisés par Somme Tourisme (ex : salons, workshops, …) ; 
- liste communiquée par les organisateurs d’évènements ou de conférence auxquelles nous participons ;
- location de bases de données par Somme Tourisme de façon exceptionnelle ; 
- communication de contacts par l’intermédiaire d’entreprises spécialisées ou de partenaires de Somme Tourisme. 
 
4.3. FINALITES
Selon les cas, Somme Tourisme traite les données de ses prospects pour les finalités suivantes : 
- gestion de la relation prospect (GRP) ;
- gestion des événements organisés par Somme Tourisme (salons, workshops, ...) ; 
- envoi de nos newsletters ou fils d’informations ; 
- réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;
- animation de sites internet en partenariat avec nos partenaires ; 
- opération de promotion de Somme Tourisme et du tourisme dans le Département de la Somme sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, …) ; 
- analyse comportementale des prospects ; 
- community management ;
- réalisation de statistiques.
-  
4.4. DUREES DE CONSERVATION
La durée de conservation des données des prospects est définie par Somme Tourisme au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
Traitement Durée de conservation
Données relatives aux contacts et prospects 3 ans à compter de leur collecte par Somme Tourisme ou du dernier contact émanant du prospect / du contact
Cookies 13 mois
Données techniques 1 an à compter de leur collecte
 
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux. 
Il est rappelé aux prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Somme Tourisme n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer
4.5. BASE LEGALE
Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes : 
Prospects - Mesures précontractuelles
- Intérêt légitime
- Consentement lorsque la loi le requiert (ex : newsletter)

 

5. DESTINATAIRES DES DONNEES 

Somme Tourisme s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.
Les destinataires des données à caractère personnel des clients, partenaires et prospects au sein de Somme Tourisme sont soumis à une obligation de confidentialité. 
Somme Tourisme décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation. 
Somme Tourisme n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients, partenaires et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité. 
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, Somme Tourisme n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
 
Destinataires internes Destinataires externes 
- le personnel habilité de Somme Tourisme (personnel en charge du marketing, de la gestion de la relation client, prestataire et prospect, personnel administratif, personnel en charge de l’informatique) et leurs responsables hiérarchiques ;
- Prestataires ou services support (ex prestataire informatique, etc...) ;
 
- le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;
 
- Administration, auxiliaire de justice le cas échéant.
 

6. GESTION DES DROITS DES PERSONNES

 
6.1. DROIT D’ACCES (DROIT DE COPIE)
Les clients, partenaires et prospects disposent traditionnellement d’un droit de demander à Somme Tourisme la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées. 
Les clients, partenaires et prospects disposent également d’un droit d’accès, lequel s’exerce à condition que la demande émane de la personne elle-même et soit accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour et qu’elle soit formulée par écrit à l’adresse suivante :54 rue Saint Fuscien 80 000 AMIENS ou à l’adresse email accueil@somme-tourisme.com.
Les clients, partenaires et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de Somme Tourisme. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Somme Tourisme pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients, partenaires et prospects.
Si les clients, partenaires et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire. 
Les clients, partenaires et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. 
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser Somme Tourisme.
 
6.2. MISE A JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION
Somme Tourisme satisfait aux demandes de mise à jour :
- automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ; 
- sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.
 
6.3. DROIT A L’EFFACEMENT 
Le droit à l’effacement des clients, partenaires et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale. 
En dehors de cette situation, les clients, partenaires et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ; 
 
- lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ; 
 
- la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Somme Tourisme et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ; 
 
- la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
 
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients, partenaires et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous. 
 
6.4. DROIT A LA LIMITATION 
Les clients, partenaires et prospects sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par Somme Tourisme est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à la mise en œuvre des finalités du traitement de celles-ci. 
 
6.5. DROIT A LA PORTABILITE 
Somme Tourisme fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients, partenaires et prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par Somme Tourisme et pour les finalités reposant sur les seuls consentement des personnes et exécution d’un contrat. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. 
 
6.6. DECISION INDIVIDUELLE AUTOMATISEE
Somme Tourisme ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.
Les outils proposés sur le site internet de Somme Tourisme ne sont que des outils d’aide à destination des clients et prospects et ne sauraient être considérés autrement.
 
 
6.7. DROIT POST MORTEM
Les clients, partenaires et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse accueil@somme-tourisme.com ou par courrier postal à l’adresse suivante 54 rue Saint Fuscien 80000 AMIENS accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.
 

7. DISPOSITIONS COMPLEMENTAIRES

 
7.1. CARACTERE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES REPONSES
Les clients, partenaires et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. Dans le cas où des réponses sont obligatoires, Somme Tourisme explique aux clients, partenaires et prospects les conséquences d’une absence de réponse.
 
7.2. DROIT D’USAGE 
Somme Tourisme se voit conférer par les clients, partenaires et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus. 
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de Somme Tourisme, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).
 
7.3. SOUS-TRAITANCE 
Somme Tourisme informe ses clients, partenaires et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, Somme Tourisme s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD. 
Somme Tourisme s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, Somme Tourisme se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD. 
 
7.4. REGISTRE DES TRAITEMENTS 
Somme Tourisme n’est pas tenue de procéder à la mise en œuvre d’un registre des traitements.
 

8. SECURITE 

 
8.1. MESURES DE SECURITE
Il appartient à Somme Tourisme de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité physique ou logique qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
 
Parmi ces mesures figurent principalement :
- gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
- mesures de sauvegarde interne et externe avec nos sous-traitants
- processus d’identification pour accéder au bâtiment et aux données   
En tout état de cause, Somme Tourisme s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité. 
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, Somme Tourisme s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.
8.2. VIOLATION DE DONNEES
En cas de violation de données à caractère personnel, Somme Tourisme s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD. 
Si ladite violation fait peser un risque élevé pour les clients, partenaires et prospects et que les données n’ont pas été protégées, Somme Tourisme: 
- en avisera les clients, partenaires et prospects concernés ; 
- communiquera aux clients, partenaires et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.
 

9. CONTACTS

 
9.1. SOMME TOURISME CONTACT
Les coordonnées de notre référent données personnelles sont les suivantes :
- Nom : Somme Tourisme
- Adresse e-mail : accueil@somme-tourisme.com
- Tél : 03 22 71 22 71
 
 
9.2. DROIT D’INTRODUIRE UNE RECLAMATION AUPRES DE LA CNIL
Les clients, partenaires et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : 
Cnil – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 
Tél : 01 53 73 22 22
 

10. ÉVOLUTION

 
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients, partenaires et prospects par tout moyen choisi par Somme Tourisme en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
 

11. POUR PLUS D'INFORMATIONS

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez nous contacter à l’adresse électronique suivante : accueil@somme-tourisme.com. 
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.